Если у вас возник вопрос о возмещении расходов работникам при переезде на новое место работы.
В качестве отправной точки мы используем письмо Минфина России от 17.03.2017 № 03-04-06/15550, в котором рассматривается вопрос об удержании налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с определенных сумм.
Мы считаем важным понять все формулировки, используемые в законодательстве, чтобы впоследствии использовать их грамотно, например, при подготовке документов, связанных с законодательством. В этой статье мы рассмотрим вопросы, связанные не только с НДФЛ, но и со страховыми взносами по этим выплатам, и учет таких компенсаций в расходах на налог на прибыль. Большая часть информации, которая нам нужна, содержится в статье 169 Трудового кодекса РФ, поэтому мы будем опираться в основном на нее.
В качестве отправной точки мы используем письмо Минфина России от 17.03.2017 № 03-04-06/15550, в котором рассматривается вопрос об удержании налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с определенных сумм.
Мы считаем важным понять все формулировки, используемые в законодательстве, чтобы впоследствии использовать их грамотно, например, при подготовке документов, связанных с законодательством. В этой статье мы рассмотрим вопросы, связанные не только с НДФЛ, но и со страховыми взносами по этим выплатам, и учет таких компенсаций в расходах на налог на прибыль. Большая часть информации, которая нам нужна, содержится в статье 169 Трудового кодекса РФ, поэтому мы будем опираться в основном на нее.
Анализ трудовых отношений
Опираясь на Статью 169 ТК РФ говорит о том, что переезд на работу в другую местность возможен только по договоренности между работником и работодателем. Это означает, что трудовой договор должен быть заключен до переезда. Важно отметить следующие моменты, связанные с трудовым договором:
При переезде необходимо изменить запись о месте работы.
Причины переезда работника не важны для законодательства.
Переезд должен быть согласован между сторонами в письменной форме.
В рамках этого документа необходимо согласовать время переезда, в течение которого работник не будет выполнять свои трудовые обязанности.
При переезде необходимо изменить запись о месте работы.
Причины переезда работника не важны для законодательства.
Переезд должен быть согласован между сторонами в письменной форме.
В рамках этого документа необходимо согласовать время переезда, в течение которого работник не будет выполнять свои трудовые обязанности.
Возмещение расходов работнику
Статья 169 ТК РФ предусматривает следующие обязательные компенсации для работников:
Расходы на переезд работника, его семьи и перевозку имущества (кроме случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства для переезда).
Расходы на обустройство на новом месте жительства.
Расходы на наем жилого помещения работником и членами его семьи возмещаются только в случае вынужденной задержки в пути. Работник может использовать эти средства по своему усмотрению, и работодатель не имеет права требовать отчета об их использовании. Жилье может быть арендовано или работник может поселиться у родственников или друзей.
Расходы на переезд работника, его семьи и перевозку имущества (кроме случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства для переезда).
Расходы на обустройство на новом месте жительства.
Расходы на наем жилого помещения работником и членами его семьи возмещаются только в случае вынужденной задержки в пути. Работник может использовать эти средства по своему усмотрению, и работодатель не имеет права требовать отчета об их использовании. Жилье может быть арендовано или работник может поселиться у родственников или друзей.
Оформление документов на получение компенсации
Статья 169 ТК РФ указывает, что в случаях, не предусмотренных нормативными правовыми актами, порядок и размер компенсации расходов при переезде на работу в другую местность для работников определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или по соглашению сторон трудового договора. Здесь важно отметить, что определяются только порядок и размер возмещения расходов на обустройство, а не состав расходов. Поэтому достаточно установить размер компенсации на обустройство в зависимости от размера заработной платы работника и количества переезжающих членов его семьи. Важно отметить, что обустройство - это временное мероприятие, которое обычно длится несколько месяцев, поэтому в этой ситуации не имеет смысла говорить о долгосрочной аренде жилья. С другой стороны, вы можете определить размер компенсации не в виде фиксированной суммы, а, например, через стоимость аренды жилья в новом месте - скажем, на шесть месяцев вперед. Тогда именно в этом формате следует общаться с налоговыми инспекторами.
Учет компенсаций в налоговых целях
Компенсации работникам в виде возмещения их расходов на переезд не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Это следует из абзаца 11 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Однако Минфин России считает, что НДФЛ нужно удерживать с сумм, полученных в качестве компенсации расходов на аренду жилья, осуществленную работником в связи с переездом.
Однако, если все формальности соблюдены, то чиновники правы, и ответственность за неправильно оформленные документы несет руководитель. Возмещение работнику затрат на покупку нового телевизора, потому что старый остался у друзей на старом месте, может привести к взысканию НДФЛ и оплаты аренды жилья.
Однако, если все формальности соблюдены, то чиновники правы, и ответственность за неправильно оформленные документы несет руководитель. Возмещение работнику затрат на покупку нового телевизора, потому что старый остался у друзей на старом месте, может привести к взысканию НДФЛ и оплаты аренды жилья.
Если размер и порядок компенсации расходов компанией не определены
Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 17.02.2016 по делу № 33-1151/2016 касается вопроса компенсации переезда работника. Суд постановил, что работник должен частично вернуть компенсацию за переезд из-за увольнения на новом месте. Суд использовал Постановление Совмина СССР от 15.07.1981 № 677 “О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность” (далее - Постановление). Этот документ применяется, если работодатель не установил порядок и размер возмещения расходов при переезде. Если таких решений не было принято, это не означает, что работник лишается права на компенсацию. Постановление применяется только в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Практика показывает, что выплата суточных в составе компенсации может быть рискованной, так как понятие суточных четко определено в статье 168 Трудового кодекса. Выплата суточных в соответствии с Постановлением противоречит Трудовому